Een populaire misvatting bij stakeholdermanagement

Heb je wel eens zo’n dag waarop je het overzicht over je taken kwijt bent? Waarschijnlijk wel, iedereen heeft er namelijk af en toe last van. Als je een gemiddelde communicatiemanager bent, heb je dagelijks te maken met ongeveer 25 stakeholders, die allemaal iets anders van je willen. Niet zo gek dat je je overzicht kwijtraakt! Dit is wat je kunt doen om weer rust in je werk te krijgen. 

Allereerst is het belangrijk om je te beseffen dat het niet de hoeveelheid stakeholders is die zorgt voor de chaos in je hoofd. Het is iets specifiekers.

De hoeveelheid VERWACHTINGEN van je stakeholders zorgt voor gebrek aan overzicht.

Stakeholdermanagement is een heftig spel. Iedereen heeft tegenstrijdige belangen en verwachtingen, met de lastige bijkomstigheid dat deze constant veranderen. Je zorgvuldig opgebouwde band met de juiste ambtenaar bij de gemeente is niets meer waard na de fusie met de buurgemeente. En met de nieuwe voorzitter van de belangengroep kan het wel eens veel minder goed boteren dan met zijn voorganger. De vraag is dus:

Hoe creëer je overzicht en rust in je hoofd als je werkt in een omgeving die constant in verandering is?
           

In de waan van de dag is het lastig om te bepalen welke verwachting prioriteit heeft en welke wel even kan wachten. Alles lijkt van achter je bureau even belangrijk. Een vanzelfsprekende reactie is om keihard te werken om alle verwachtingen waar te maken. Logisch, want je wilt je stakeholders tevreden houden. 

E-book: Stakeholdermanagement in turbulente tijden

Voornaam *

Achternaam *

E-mailadres *

Telefoonnummer

Branche * Non profitOnderwijsProfitVastgoedZorgOverig

Functie * AccountmanagerAdjunct DirecteurAdviseur Adviseur KwaliteitAlgemeen directeurAnalistAsset ManagerAssistent managerAssociate DirectorBID ManagerBeleidsadviseurBestuurBusiness DevelopmentBusiness ManagerCIOCOOCliëntenraadCoachCommercieel DirecteurCommercieel ManagerCommercieel overigCommunicatieadviseurCommunicatiemedewerkerCommunity ManagerConsultantCoordinator VrijwilligerswerkCoördinator OnderzoekCustomer AmbassadorCustomer Experience ManagerCustomer Succes ManagerData-analistDirector Managed ServicesDirector Project ServicesDistributie supervisorDistrictmanagerDocentEngineerFaciliteitsmanagerFinancieel Directeur Fund ManagerHR AdviseurHR DirecteurHR ManagerHR MedewerkerHR adviseurHoofd CommunicatieHuisartsHulpverlenerIT managerInformatie ManagerInkoopmanagerInvestment ManagerKlantmedewerkerKwaliteitsmanagerManagementassistent Manager ExpertisecentrumManager WonenManager overigManager vastgoedexploitatieManaging DirectorMarketingMarketing & Communicatie coördinatorMarketingmanagerMarktonderzoekerMedical DirectorOndernemingsraadOnderwijsmanagerOperationeel Directeur PartnerProcessmanagerProduct ManagerProduct PromotorProgrammamanagerProjectmanagerRecruiterRegio ManagerRelatiemanagerSales- & MarketingmanagerSales Consultant Sales Export ManagerSalesmanagerSecretaresseSecretaresse/assistentService Level ManagerService managerStaffunctionarisStagiairStrategie ManagerTPMTeamleider afdelingTendermanagerTrafficTrainerVerandermanagerVerpleegkundigeVestigingsleiderZZPZorg manageralumni-coördinatorAnders

Organisatie *

Ik geef Customeyes toestemming om mijn gegevens te gebruiken voor het toesturen van de informatie *

Is dit e-book voor jou?

De enige constante in stakeholdervelden is dat ze altijd veranderen. In deze uitgave leer je hoe je de belangen van je stakeholders in kaart brengt én hoe je hier op strategisch niveau rekening mee kunt houden. Zodat je beter in staat bent om een omgevingsgericht einddoel te verwezenlijken.

In het praktische e-book ‘Stakeholdermanagement in turbulente tijden’ leer je:

• Hoe je een nieuwe strategie rondom je stakeholders creëert
• Hoe je een goede analyse uitvoert
• Hoe je de informatie daaruit gebruikt om overzicht te krijgen in je stakeholdervraagstukken

 

Populaire misvatting

Maar het is een misvatting dat je bij stakeholdermanagement alle verwachtingen van al je stakeholders waar moet maken. Er is namelijk een andere manier om met verwachtingen om te gaan dan ze allemaal waar te maken: verwachtingen kun je managen. Om succesvol verwachtingen te managen, heb je minimaal drie dingen nodig. 

1. Overzicht over de contactpersonen in je stakeholderveld. Je hebt een compleet overzicht nodig van al je stakeholders. Op papier. Hoe je dit maakt, lees je in het e-book Stakeholdermangement in een Veranderende Omgeving.
   
2. Een duidelijke keuze in je prioriteiten. Je wilt duidelijk hebben wie de belangrijkste stakeholders zijn en waarom. Hieronder vind je een manier om je prioriteiten te bepalen.
3. Een plan over of en hoe je gaat communiceren per stakeholdergroep. Kies ervoor om met iedereen de dialoog aan te gaan óf om alleen een bepaalde groep stakeholders te informeren. Een belangrijk maak je door uit te zoeken of je een leverancier of partner bent voor je stakeholder. Daarover lees je hier meer.
   

Stakeholders prioriteren

De tweede stap in dit proces van verwachtingen managen is een lastige. Want hoe bepaal je wie de meeste aandacht van je krijgt? Eén manier om dat te doen is de kennis/betrokkenheid matrix gebruiken. Met deze matrix verdeel je je stakeholders over 4 quadranten.

Gealarmeerd. Met gealarmeerde stakeholders kun je minder gemakkelijk beleidsmatig rekening houden, maar je kunt hen wel identificeren. Gealarmeerde stakeholders raken pas betrokken bij je organisatie op het moment dat je actief hun belangen raakt. Een voorbeeld is een boer die op zich weinig geeft om snelwegverbredingen, totdat die over zijn weiland gepland staan.

Actief. Actieve stakeholders hebben de hoogste prioriteit. Zij zijn betrokken bij je organisatie en hebben er veel kennis over. Een voorbeeld hiervan voor een overheidsorgaan is een belangengroep, die de beslissingen nauw in de gaten houdt en waar nodig bekritiseert. Een actieve stakeholder heeft doorgaans een relatief groot belang bij de beslissingen van je organisatie (anders zou hij minder betrokken zijn!). Daarom verdient hij veel aandacht.

Inactief. Inactieve stakeholders hebben de laagste prioriteit. Ze hebben maar weinig kennis van je organisatie en zijn er ook niet in geïnteresseerd. In veel stakeholderomgevingen beslaat deze doelgroep het grootste deel van de burgers.

Bewust. Bewuste stakeholders hebben veel kennis over je organisatie, maar minder belang bij jullie beslissingen. Een voorbeeld is een wetenschapper die onderzoek voor jullie doet. Je wilt hem faciliteren bij zijn onderzoek, maar waarschijnlijk is zijn vraag niet de meest urgente in je mailbox.

Ben je bezig met stakeholders prioriteren? Gebruik dan bovenstaande uitleg en de veelgebruikte kennis/betrokkenheid matrix hieronder. 

Stakeholdermanagement – prioriteren kun je leren

Pas wanneer je weet wie je belangrijkste stakeholders zijn en waarom, kun je beginnen met prioriteren. Je belangrijkste stakeholders zijn dan in ieder geval tevreden met jullie samenwerking. De minder belangrijke stakeholders manage je naar behoren, maar er zijn grenzen. De meesten van hen zullen dit begrijpen. En de rest? Die zijn niet je hoogste prioriteit!